З поради, які допомагають зберігати документи в безпеці під час перекладацького процесу

Обмін документами з постачальником перекладів може являти собою підвищений ризик для безпеки даних будь-якого бізнесу. Компанія «Тенео Лінгвістікс» пропонує 3 поради надійного збереження документів в процесі перекладу.

В даний час існує занадто багато ризиків для інтернет-безпеки наших даних і документів. Ми хвилюємося через небезпеку викрадення персональних даних, дехто охороняє свої особисті дані, але ж як щодо файлів і документів, які ми використовуємо в роботі? Основна частина ділових документів зазнає втрат, і відбувається витік та персональних даних. У кожна організації є конфіденційна інформація, зловживання якою може привести до іноді навіть непоправної шкоди для бізнесу.

У той час як компанії часто обмежують доступ до даних, які можна використати на корпоративних серверах, і до бізнес-облікових електронних рахунків, забороняють використання загальних дисків USB, не дозволяють своїм співробітникам завантажувати конфіденційні документи державних дисків або користуватися послугами, такими як Dropbox (програма для зберігання даних жорсткого диска в "хмарі") для завантаження інформації, перекладацькі компанії, як правило, не звертають особливої уваги на те, як відбувається обмін інформацією з діловими партнерами.

Важливо відзначити, що більшість перекладацьких компаній зазвичай працюють на основі такого обміну: фірма висилає документ для перекладу, як правило, по електронній пошті. Обране бюро перекладів опрацьовує і відправляє документ (також електронною поштою) перекладачеві або ж декільком перекладачам, в залежності від розміру документа та необхідного часу на виконання замовлення. Поки документи перекладаються, особи, що працюють з ними, можуть без проблем завантажити їх в Інтернет, використовувати загальнодоступні сервери для передачі їх з одного комп'ютера на інший, і, якщо вони є ненадійними, вони можуть також завантажувати їх частинами для «попереднього перекладу» з використанням безкоштовних онлайн-інструментів для перекладу.

Що б не сталося, фірма, яка замовила переклад, вже втратила контроль над своєю інформацією після того, як документ був вдруге відправлений до постачальника перекладу. В принципі, це не є страшним ризиком документів, які будуть доступні для громадськості. Але що робити, коли безпека викликає занепокоєння? Ось три підказки для надійного збереження документів в процесі перекладу:

1. Безпечна передача даних клієнта постачальникові послуг перекладу. Постачальники послуг перекладу повинні мати доступ до захищених FTP-сайтів, які вони можуть запропонувати своїм клієнтам в якості безпечного способу передачі інформації. Інформація в протоколах безпеки таких сайтів повинна бути легкодоступною для перегляду та для ретельного вивчення їх відділами інформаційних технологій перед тим, як клієнти скористаються їх послугами.

2. Безпечна передача даних постачальника послуг перекладу перекладачам. Ті ж самі безпечні методи передачі повинні використовуватися між бюро перекладів та їх ресурсами. Часто трапляються випадки порушення безпеки, незважаючи на те, що доступ до перекладацької компанії був безпечним, проте передача була небезпечною.

3. Встановлені процеси, підкріплені правовими документами. Конкретні процеси забезпечення безпеки, якими керується постачальник послуг перекладу, можуть бути різними для кожного клієнта, але, в загальному, перекладацька компанія повинна вже встановити свої основні процеси,щоб гнучко пристосуватися до побажань замовника. Клієнт також повинен мати змогу переглядати будь-які процеси та юридичні угоди між бюро перекладів та їх окремими перекладачами. Само собою зрозуміло, внутрішні угоди між перекладацькою компанією та її ресурсами повинні притримуватися зовнішніх умов (між компанією та клієнтом).

Правильний вибір постачальника перекладу є ключовим фактором. Якщо обрана компанія є надійною, якщо вона інвестувала час, ресурси та зусилля для збереження даних своїх клієнтів у безпеці, то вони будуть не тільки підтримувати процеси і документацію на відповідному рівні, але й також будуть наймати тільки ретельно перевірених перекладачів. Такі перекладачі також працюватимуть в безпечному середовищі, де вони не зможуть передавати або завантажувати свої робочі файли з небезпечних джерел, і де всі їхні дії реєструються і контролюються.