3 совета, которые помогают сохранить документы в безопасности во время переводческого процесса

Обмен документами с поставщиком переводов может представлять собой повышенную опасность для безопасности данных любого бизнеса. Наша компания предлагает 3 совета надежного сохранения документов в процессе перевода.

В данный момент существует слишком много рисков для интернет-безопасности наших данных и документов. Мы переживаем из-за опасности кражи персональных данных, некоторые охраняют свои личные данные, но как обстоят дела с файлами и документами, которые мы используем в работе? Основная часть деловых документов может теряться и происходит утечка персональных данных. У каждой организации есть конфиденциальная информация, злоупотребление которой может привести иногда даже к непоправимому вреду для бизнеса.

В то время как компании часто ограничивают доступ к данным, которые можно использовать на корпоративных серверах, и к бизнес-учетных электронных счетов, запрещают использование общих дисков USB, не позволяют своим сотрудникам закачивать конфиденциальные документы с государственных дисков или пользоваться услугами, такими как Dropbox (программа для хранения данных жесткого диска в "облаке") для загрузки информации, переводческие компании, как правило, не обращают внимания на то, как происходит обмен информацией с деловыми партнерами.

Важно отметить, что большинство переводческих компаний как правило работают на основании такого обмена: фирма отсылает документ для перевода, как правило, по электронной почте. Выбранное заказчиком бюро переводов обрабатывает и отправляет документ (также по электронной почте) переводчику или же нескольким переводчикам, в зависимости от размера документов и необходимого времени на выполнение заказа. Пока документы переводятся, люди, которые работают с ними, могут без проблем загрузить их в Интернет, использовать общедоступные серверы для их передачи с одного компьютера на другой, и, если они ненадежные, они могут также загружать их частями для "предварительного перевода" с использованием бесплатных онлайн инструментов для перевода.

Что бы не случилось, фирма, которая заказала перевод, уже утратила контроль над своей информацией после того, как документ был во второй раз отправлен к поставщику услуг перевода. В принципе, это не самый страшный риск для документов, которые станут доступны для общественности. Но что же делать, если безопасность вызывает сомнения? Вот три подсказки для надежного сохранения документов в процессе перевода:

  1. Безопасная передача данных клиента поставщику услуг перевода. Поставщики услуг перевода должны иметь доступ к защищенным FTP-сайтам, которые они могут предложить своим клиентам в качестве безопасного способа передачи информации. Информация в протоколах безопасности таких сайтов должна быть легкодоступной для просмотра и для тщательного изучения их отделами информационных технологий перед тем, как клиенты воспользуются их услугами.
  2. Безопасная передача данных поставщиком услуг перевода переводчикам. Те же самые безопасные методы должны использоваться между бюро переводов и их ресурсами. Часто случаются случаи нарушения безопасности, несмотря на то, что доступ к переводческой компании был безопасным, однако передача была небезопасной.
  3. Установленные процессы, закрепленные правовыми документами. Конкретные процессы обеспечения безопасности, которыми руководствуется поставщик услуг перевода, могут быть разными для каждого клиента, но, в общем, переводческая компания должна уже установить свои основные процессы, чтоб гибко приспосабливаться к пожеланиям заказчика. Клиент также должен иметь возможность просматривать любые процессы и юридические договора между бюро переводов и их отдельными переводчиками. Само собой разумеется, внутренние договора между переводческой компанией и ее ресурсами должны придерживаться внешних условий (между компанией и клиентом).

Правильный выбор поставщика переводов является ключевым фактором. Если выбранная компания является надежной, если она инвестировала время, ресурсы и усилия для сохранения данных клиентов в безопасности, то они будут не только поддерживать процессы и документацию на соответствующем уровне, но и также будут нанимать только тщательно проверенных переводчиков. Такие переводчики также будут работать в безопасной среде, где они не смогут передавать или загружать свои рабочие файлы с опасных источников, и где все их действия регистрируются и контролируются.