Пам'тка про апостиль та легалізацію документів

У весняно-літній період збільшується кількість запитів поставити апостиль і легалізувати документи: підготовка документів для вступу до ВНЗ, підготовка та оформлення документів для отримання віз, для реєстрації шлюбу з іноземцем і т.д. Щоб полегшити процес пошуку інформації про апостиль співробітники бюро перекладів Glebov зібрали воєдино всі питання, які найчастіше надходили від наших замовників, і приготували прості і зрозумілі відповіді.

Що таке апостиль та легалізація документів?

Легалізація документів або проставлення апостиля - це процес підтвердження походження документів. Як апостиль, так і легалізація підтверджують тільки справжність підпису особи, що засвідчила документ. При цьому ні апостиль, ні легалізація не підтверджують зміст документа, не означають, що держава якимось чином схвалює або виступає проти інформації, що міститься в документації.

Коли використовують апостиль або консульську легалізацію?

Апостиль ставлять на документ тільки в тому випадку, якщо цей самий документ будуть використовувати за кордоном. Апостиль не можна використовувати в країні, де він був виданий. Апостиль ставиться для використання документів в країнах, які підписали Гаазьку конвенцію, яка була прийнята в 1961 році і вступила в силу на Україні в 2003 році: Австралія, Австрія, Азербайджан, Албанія, Андорра, Антигуа, Аргентина, Вірменія, Барбадос, Барбуда, Беліз, Білорусь, Бельгія, Болгарія, Боснія і Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Даруссалам, Колишня Югославська республіка, Македонія, Вануату, Угорщина, Венесуела, Німеччина, Гондурас, Гренада, Греція, Грузія, Данія, Домініка, Домініканська республіка, Ізраїль, Індія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Кабо-Верде, Казахстан, Кіпр, Китайська народна республіка, Колумбія, Корейська Республіка, Латвія, Лесото, Ліберія, Литва, Ліхтенштейн, Люксембург, Маврикій, Малаві, Мальта, Маршаллові острови, Мексика, Республіка Молдова, Монако, Монголія, Намібія, Нідерланди, Ніуе, Нова Зеландія, Норвегія, Об'єднане королівство Великобританії та Північної Ірландії, Сполучені Штати Америки, Острови Кука , Панама, Перу, Польща, Португалія, Республіка Чехія, Російська Федерація, Румунія, Сальвадор, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе і Прінсіпі, Свазіленд, Сейшельські острови, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кітс і Невіс, Сент- Люсія, Сербія, Словаччина, Словенія, Суринам, Тонга, Тринідад і Тобаго, Туреччина, Україна, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чорногорія, Швейцарія, Швеція, Еквадор, Естонія, Південна Африка, Японія.

Якщо країни немає в списку країн-учасниць Гаазької конвенції, то проводиться процедура консульської легалізації.

У яких випадках немає необхідності в проставленні апостиля?

Легалізація та проставлення апостилю не потрібні, якщо міжнародним договором передбачено скасування або спрощення цих процедур. Договір передбачає, що документи, які на території однієї з Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою або спеціально на те уповноваженим органом в межах їх компетенції і за установленою формою і скріплені офіційною печаткою, не вимагають на території іншої Договірної Сторони якого-небудь посвідчення (легалізації) . У відношенні таких документів може вимагатися лише їх нотаріально посвідчений переклад. До таких країн відносять: Республіка Вірменія, Республіка Білорусь, Республіка Казахстан, Російська Федерація, Україна, Республіка Узбекистан, Республіка Таджикистан, Туркменістан, Киргизька Республіка, Республіка Молдова, Азербайджанська Республіка, Грузія, Польща, Чехія.

Окремо варто згадати про Чехію і Польщу: Україна визнає документи цих країн без апостиля, а от для використання документів, виданих в Україні, на території Євросоюзу необхідно поставити на них апостиль.

Також варто згадати той факт, що документи, видані дипломатичними або консульськими представництвами або ж документи, що стосуються торгового обміну або митних процедур, звільняються від підтвердження достовірності, тобто для них не потрібен ні апостиль, ні легалізація.

 На які документи ставлять апостиль?

Апостиль можна поставити на будь-який офіційно-правовий документ, виданий на території України. Перед проставленням апостилю / легалізацією документів, необхідно переконатися, що документ правильно оформлений: на ньому має бути розбірливий підпис офіційної особи, яка видала документ, також на документі повинна бути зазначена посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи. Повинна стояти дата видачі документа.

Апостиль ставлять на:

  • документи про освіту (апостиль диплома, атестата тощо) особисті документи (апостиль на свідоцтво про народження, про одруження, про смерть і т.д.);
  • документи, оформлені нотаріусом (апостиль на довіреність, згода на вивіз дитини, аффідевіт і т.д.);
  • документи, видані судовими органами (апостиль на рішення суду);
  • установчі документи (апостиль на статут, установчий договір, рішенні про призначення директора і т.д.);
  • інші документи, які підпадають під поняття офіційно-правових документів.

Як виглядає апостиль і яким чином його ставлять?

Апостиль - це свого роду печать або штам, в якому обов'язково мають бути зазначені 10 пунктів: країна і місце видачі документа, місце проставлення апостиля, номер і дата видачі апостиля, підпис посадової особи, яка видала апостиль.

Право на безпосереднє проставлення апостиля мають тільки державні органи: Міністерство юстиції, Міністерство освіти і Міністерство закордонних справ. Ви можете принести документи в ці органи самостійно або ж через посередників - кваліфіковані бюро перекладів. Найкраще довіряти проставлення апостиля бюро перекладів, бо після апостилізації Вам потрібен буде переклад апостілізірованих документів, який після цього посвідчується нотаріально. Робота з бюро перекладів з питань апостилізації дозволить Вам отримати комплексне обслуговування і гарантує правильність оформлення всіх документів.

Що робити з документом після проставлення апостиля / легалізації?

Як правило після апостилізації або ж легалізації документів необхідно виконати їх переклад. Після цього переклад засвідчується нотаріально та документ можна використовувати за кордоном. Іноді потрібно проставити апостиль на нотаріально завіреному перекладі. Така процедура називається подвійний апостиль

Скільки часу займає проставлення апостиля?

Залежно від типу документа процедура проставлення апостиля / легалізації може зайняти від 1 робочого дня до 40 робочих днів. Все залежить від того, чи є у профільному міністерстві зразок підпису посадової особи, яка видала документ. Якщо такого зразка немає, то безпосередньо міністерство надсилає запит на отримання зразка підпису і тільки після цього проводить апостилізацію або легалізацію документа.

Чи має апостилізація документів для Італії якісь особливості?

Для оформлення документів для посольства Італії застосовується процедура подвійного апостилю. При оформленні візи апостилізувати необхідно тільки дозвіл на вивіз дитини. На оригіналі документа ставиться апостиль, виконується нотаріальний переклад і проводиться апостилізація нотаріально завіреного перекладу.

У разі виникнення додаткових питань Ви завжди можете звернутися до співробітників бюро перекладів за консультацією.